Искусственный интеллект (ИИ) способен оптимизировать встречи, решать основные проблемы во время встреч и делать их более продуктивными.
Встречи, онлайн или офлайн, важны для каждого профессионала и бизнеса. Это позволяет командам обсуждать важные вопросы или стратегии в ходе короткого обсуждения.
Однако подготовиться к встрече и сделать ее успешной не так уж и просто. Требуется много мозгового штурма, создания повестки дня, документирования, редактирования, презентации, планирования и многого другого.
Если вы делаете все это вручную, это может отнять много времени и усилий, а также может привести к определенной неэффективности и ошибкам.
Это может повлиять на встречу и ее результат. Следовательно, вам нужно решение всех проблем, с которыми вы сталкиваетесь при проведении встреч.
Вы можете использовать потенциал искусственного интеллекта, чтобы стимулировать ваши встречи, управлять ими как профессионал и добиваться успеха.
В этой статье я расскажу о некоторых проблемах, связанных с встречами, и о том, как ИИ может их решить.
Давайте начнем!
Управление временем
Иногда онлайн-встречи могут затянуться за пределы отведенного времени. Это может быть утомительно и неудобно для участников, поскольку после встречи у них могут возникнуть другие обязательства.
Точно так же, если встреча не начнется в нужное время, это создаст проблемы. Это заставляет людей ждать, что никому не нравится в этом быстро меняющемся мире. Это также может намекать на то, что хозяин не слишком серьезно относится к оценке времени других людей. В результате некоторые из них могут покинуть сессию, что может повлиять на вашу повестку дня.
Поэтому необходимо правильно распределять время встречи. Это позволит всем участникам присоединиться к собранию, провести отличное обсуждение, завершить его в нужное время, а затем вернуться к своим обязательствам.
Решение на базе искусственного интеллекта. Искусственный интеллект может помочь вам управлять онлайн-встречами и обеспечить успех мероприятия. Для этого существуют инструменты искусственного интеллекта, позволяющие отслеживать ход ваших онлайн-встреч, чтобы вы могли обеспечить соблюдение правильного времени от начала до конца.
Помимо мониторинга, инструменты искусственного интеллекта могут отправлять напоминания, когда пришло время подводить итоги. Таким образом, вы сможете завершить встречу правильно, а не делать это в спешке.
Планирование встречи
Будь то онлайн- или оффлайн-встреча, планирование может быть очень сложной задачей. Вам необходимо найти подходящую дату и время, которые подойдут всем участникам. А учитывая, насколько сейчас все заняты, становится сложно собрать всех вместе, даже если это происходит онлайн.
Кроме того, в процессе планирования возникают и другие проблемы, такие как обращение к календарям, координация действий с командой, разрешение конфликтов и многое другое.
Решение на основе искусственного интеллекта. Благодаря искусственному интеллекту процесс планирования встреч становится проще. Это не только упростит процесс планирования, но и сделает его более эффективным. Вы можете получить надежный инструмент планирования на базе искусственного интеллекта, чтобы упростить этот процесс. Он может анализировать расписание каждого участника и, в зависимости от его доступности, предлагать предпочтительное время встречи.
Кроме того, эти инструменты искусственного интеллекта предназначены для учета других факторов участников, таких как часовые пояса, к которым они принадлежат, время в пути и т. д., чтобы предлагать подходящее время для встреч. Кроме того, этот инструмент может разрешать конфликты, связанные с планированием, и автоматически отправлять приглашения участникам.
Для планирования вы можете использовать такие инструменты, как Reclaim.ai, Clockwise и т. д.
Установление четкой повестки дня
Иногда повестка собрания может быть неясна ни участникам, ни организатору. Это означает, что никто не имеет четкого понимания темы обсуждения, что в первую очередь противоречит общей цели участия во встрече.
Кроме того, разработать эффективную повестку дня не так-то просто. Требуются часы тщательного исследования, обсуждений, организации, документации и исправлений.
В результате люди могут легко отвлечься от обсуждения или иметь иные ожидания, чем то, что на самом деле происходит во время сеанса. Это может сделать встречу контрпродуктивной, а цель встречи будет казаться далекой от достижения.
Решение на основе искусственного интеллекта: искусственный интеллект может помочь составить повестку дня вашей встречи даже на приоритетной основе. Он может автоматизировать процесс составления повестки дня, чтобы сэкономить много усилий и времени. Он может помочь вам исследовать, систематизировать, документировать, форматировать и автоматически корректировать вашу повестку дня.
Кроме того, инструменты ИИ могут представлять повестку дня в хорошо организованной и легко читаемой форме. Это избавит вас от ручного сбора и форматирования данных.
Обработка повторяющихся задач
Проведение встречи включает в себя множество повторяющихся и трудоемких задач, таких как планирование, исследование, ручной ввод данных, документирование, организация, отправка приглашений и т. д. Итак, если вы потратите большую часть своего времени на эти рутинные задачи, вы не иметь достаточно времени для творчества и улучшений. Таким образом, это повлияет на рост вашей организации.
Решение с использованием искусственного интеллекта. Если вы используете инструменты искусственного интеллекта для автоматизации этих повторяющихся процессов, вы можете сэкономить много своего времени. Используя помощника по собраниям с искусственным интеллектом, вы можете упростить подготовку к собранию, отправку приглашений и последующих действий, а также выполнение других задач.
Он может помочь вам с составлением повестки дня, документированием деталей собрания, планированием собраний, отправкой приглашений, отправкой оповещений и уведомлений и многим другим.
Запись сеанса
Если на собрании обсуждаются какие-то важные вещи, возможно, вы захотите вернуться к ним и позже реализовать их в своих знаниях или проекте. Причина в том, что на встрече можно обсудить очень многое, и все запомнить невозможно. Для этого вы можете записать текущую встречу, чтобы иметь возможность вернуться к ней и обратиться к обсуждаемым на ней вопросам.
Однако не все службы онлайн-конференций предлагают эту функцию записи сеансов собраний. Таким образом, вы можете навсегда потерять важные обсуждения или моменты. Это может повлиять на ваш проект или ваше понимание предмета или темы, которую вы изучаете.
Решение на основе искусственного интеллекта. Инструменты искусственного интеллекта могут помочь записать всю встречу, чтобы вы не потеряли ничего, что обсуждалось на ней. Вы можете снова воспроизвести записанную сессию и понять важные темы. Это поможет вам завершить ваши проекты и задания, если на собрании будут объяснены пошаговые процедуры.
Некоторые инструменты искусственного интеллекта, которые вы можете использовать для записи сеансов встреч, включают Loom, Fathom, Fireflies и т. д.
Подведите итоги встречи
Если по какой-либо причине вы не смогли присутствовать на собрании, краткое изложение обсужденных на нем вопросов действительно может оказаться полезным. И даже если вы присутствовали на собрании, краткое изложение все равно может оказаться полезным.
Подробное, хорошо продуманное резюме встречи будет включать в себя ключевые пункты действий, решения, результаты, процедуры и т. д. Но если вы попытаетесь подвести итог встречи самостоятельно, это может отнять много времени и усилий и может привести к определенным ошибкам и неточностям. .
Решение с использованием искусственного интеллекта. Вы можете использовать искусственный интеллект для подведения итогов встречи. Инструмент искусственного интеллекта может помочь вам в этом, чтобы вы могли фиксировать важные моменты, решения и другие детали и использовать их в своем обучении или работе.
Вы можете просто использовать этот инструмент, чтобы получить исчерпывающее, хорошо отформатированное и документированное резюме. Таким образом, независимо от того, присутствовали вы на встрече или нет, вы сможете понять всю суть встречи, прочитав это резюме. Это даст вам полную ясность по обсуждаемым темам с точностью.
Это также упрощает работу участников: им не нужно делать заметки во время сеанса и терять важные детали в процессе. Они могут присутствовать на собрании с полной концентрацией внимания и достичь цели присоединения к собранию.
Некоторые из инструментов, которые вы можете использовать для подведения итогов встреч, — это MeetGeek, Otter, Sembly и т. д.
Анализ данных
Очень важно получать представление об эффективности ваших совещаний. Это поможет вам найти основные проблемы во время встречи, независимо от того, связаны ли они с повесткой дня, расписанием, временем, координацией или чем-то еще.
Вы можете проанализировать эти данные, чтобы исправить эти проблемы и улучшить ваши встречи. Это гарантирует, что участники проведут встречу гладко, без конфликтов и неприятностей.
Итак, когда встреча завершена, вы должны использовать некоторые способы измерения того, как прошла встреча, а также положительные и отрицательные стороны сессии. Но если вы не измерите эти данные, вы никогда не узнаете о проблемах, которые могут повлиять на ваши следующие сеансы.
Решение на основе искусственного интеллекта. Аналитика на основе искусственного интеллекта может помочь вам собрать полезную аналитику и идеи, которые помогут улучшить ваши встречи и сделать их более эффективными. Многие инструменты на рынке могут помочь вам собрать данные о виртуальных собраниях, такие как видео, аудио, заметки, посещаемость, вовлеченность, участие, результаты, управление временем, эффективность, использование повестки дня и многое другое.
Кроме того, инструменты аналитики на базе искусственного интеллекта могут представлять эту информацию в простом для понимания структурированном формате. Таким образом, вам станет легче понять данные, глядя на них. Таким образом, вы можете быстро находить проблемы, отслеживать ход совещаний с течением времени и вносить необходимые улучшения.
Кроме того, инструменты искусственного интеллекта для получения подробной информации позволяют вам получить более полную картину ваших виртуальных встреч, оценивая, как проходят встречи и что из них сработало, а что нет. Это может привести к улучшению качества встреч и эффективности ваших будущих встреч.
Некоторые инструменты искусственного интеллекта для сбора аналитики совещаний — это Gong, Chorus.ai и другие.
Эффективное сотрудничество и общение
Пробелы в общении между участниками собрания могут привести к снижению координации. Но общая идея проведения встречи состоит в том, чтобы провести здоровую дискуссию, чтобы прийти к выводу и определить цель встречи.
Иногда язык может быть барьером между участниками или определенными физическими недостатками. Кроме того, участники собрания могут быть незнакомы друг другу, поэтому начало разговора может показаться им сложной задачей. Для этого ведущий должен обеспечить создание такой среды, в которой каждый может виртуально встретиться друг с другом и комфортно участвовать в обсуждении.
Но если это не будет поддерживаться, это повлияет на сотрудничество в команде. Точно так же, если вы проводите онлайн-класс, вам необходимо обеспечить всем вашим ученикам здоровую среду обучения и инструменты для общения с вами, если они в этом нуждаются.
Решение на основе искусственного интеллекта: программное обеспечение на базе искусственного интеллекта может сократить разрыв в общении между участниками встречи. Он предлагает такие возможности, как обработка естественного языка, распознавание речи , языковой перевод и т. д.
Чтобы сделать встречу более продуктивной, заранее ознакомьте участников с повесткой дня, отправив им хорошо документированную повестку дня. Это позволит им подготовиться к встрече и оставаться сосредоточенными во время сессии.
Кроме того, вы можете использовать инструменты искусственного интеллекта для совместной работы во время встреч. Он включает в себя такие функции, как обмен данными, общение в реальном времени и редактирование документов, виртуальную доску, управление проектами и многое другое. Благодаря этим функциям вы можете позволить своим командам эффективно работать вместе.
Таким образом, если кто-то из присутствующих захочет что-то добавить, он может воспользоваться функцией поднятия руки (многие программы поддерживают эту функцию). Организатор может включить микрофоны участников и позволить им говорить. Аналогичным образом, благодаря редактированию документов в режиме реального времени несколько пользователей могут получить доступ к одному документу и редактировать его для внесения исправлений или внесения некоторых предложений.
Некоторые из инструментов искусственного интеллекта, которые вы можете использовать для улучшения общения и совместной работы, — это ClickUp , Spacemaker, Voice App для перевода и т. д.
Принятие обоснованных решений
Зачастую принятие правильного решения становится трудным для команд даже после нескольких часов обсуждений. А если вы не можете прийти к какому-то конкретному решению или принимаете решения в спешке, не измерив всего, вся цель встречи кажется бессмысленной.
Одно неверное решение может повлиять на всю вашу организацию и ее аспекты. Вот почему необходимо принимать обоснованные и правильные решения в нужное время.
Решение на базе искусственного интеллекта. Искусственный интеллект может помочь оптимизировать процесс принятия решений. Используя инструменты искусственного интеллекта, вы можете получать данные в режиме реального времени, выполнять точный анализ и использовать прогнозное моделирование для принятия более обоснованных решений на основе данных.
Кроме того, ИИ может помочь улучшить собрания за счет:
- Включение языкового перевода в реальном времени
- Ведение заметок о встрече
- Автоматическая расшифровка встреч
- Интеграция нескольких инструментов, чтобы пользователи могли получить доступ к различным инструментам из одного интерфейса.
- Защита собраний с помощью расширенного шифрования, MFA и других методов.
- Помогаем вам соблюдать такие правила, как GDPR, HIPAA и т. д.
Инструменты искусственного интеллекта, которые вы можете использовать для принятия решений, включают Rationale, Scaler и т. д.
AI-ассистенты для совещаний
Теперь давайте кратко поговорим о некоторых инструментах искусственного интеллекта, которые могут помочь вам оптимизировать ваши встречи и сделать их более эффективными.
№1. MeetGeek
Используйте MeetGeek , универсальный помощник для встреч с искусственным интеллектом, который работает со всеми платформами, включая Zoom, Teams и Google Meet . Это повысит ценность ваших встреч, звонков клиентам и собеседований при приеме на работу.
Инструмент искусственного интеллекта может автоматически записывать видео встреч, подводить итоги встреч, расшифровывать их и делиться информацией о них. MeetGeek может автоматизировать все: от ведения заметок и расшифровки до координации решений.
Этот инструмент надежно упорядочивает все детали собрания в месте с возможностью поиска и позволяет вам пополнять свои библиотеки, добавляя аудиофайлы и стенограммы. Он интегрируется с более чем 2000 приложениями через Zapier и многими другими инструментами.
№2. Otter
Сделайте ваши встречи максимально продуктивными и извлеките из них максимальную пользу с помощью Otter . Он предлагает ключевые выводы, заметки и живые транскрипции. Это также поможет вам планировать и планировать встречи, подключив Otter к Microsoft или Google Calendar.
Otter работает с такими платформами, как Teams , Zoom и Google Meet. Вы можете делать записи в режиме реального времени, чтобы к ним можно было обратиться позже, и отмечать своих товарищей по команде различными действиями, чтобы дать им представление о встрече. Otter также может создавать автоматические сводки с гиперссылками и отправлять их участникам по электронной почте.
№3. Laxis
Laxis может расширить возможности команд, упрощая встречи и собирая ключевую информацию о взаимодействии с клиентами. Более 20 тысяч профессионалов доверяют этому помощнику на собраниях с искусственным интеллектом, который поможет вам сосредоточиться на собраниях, пометить элементы, к которым нужно вернуться позже, и записать комментарии.
Этот инструмент также фиксирует результаты встреч и помогает вам принимать четкие решения. Он предлагает персонализированные шаблоны, позволяющие сосредоточиться на разговорах. Он также предлагает транскрипцию в реальном времени, тегирование, редактирование мирового класса, функции преобразования аудио в текст и интеграцию с популярными инструментами.
Заключение
С помощью искусственного интеллекта вы можете сделать свои встречи продуктивными и успешными, поскольку он поможет вам оптимизировать практически каждый аспект ваших встреч. ИИ может помочь вам на всем пути: от планирования, создания повестки дня и документации до планирования собрания, приглашения участников и проведения собрания.