Когда вы имеете дело с сотнями электронных писем каждый день, оставаться в курсе того, что важно, непросто. Общие задачи, такие как ответ, пересылка, сортировка, архивирование, удаление, установка напоминаний и т. д., могут занять несколько минут каждая, но могут легко сложиться в часы работы.
К счастью, вы можете автоматизировать многие из этих задач с помощью встроенных функций Gmail и сторонних приложений. Конечно, для этого нужно вытащить несколько выходцев и настроить некоторые фильтры, но это стоит часов работы, которые вы будете экономить каждую неделю.
В этом посте я перечислю множество способов, которыми вы можете автоматизировать общие задачи в Gmail, чтобы сэкономить время и, возможно, головную боль.
Автоматически добавлять подпись
Добавление подписи вашего бренда в электронные письма — надежный способ повысить узнаваемость бренда. Если вы вручную добавите свою подпись к электронным письмам, будет лучше автоматизировать процесс и автоматически добавлять свою подпись ко всем новым электронным письмам и даже ответам. Вот как это сделать:
Нажмите на значок шестеренки и выберите опцию «Просмотреть все настройки».
На вкладке «Общие» прокрутите вниз до раздела «Подпись». Здесь под заголовком «Подпись по умолчанию» выберите свою подпись в параметрах «Для использования новых писем» и/или «При ответе/пересылке».
Это автоматически добавит вашу подпись к каждому электронному письму, которое вы составляете или на которое отвечаете. Если у вас нет подписи, вы можете создать ее в том же разделе «Подпись».
Настройка фильтров
Опция фильтрации Gmail позволяет автоматически применять различные действия к входящим электронным письмам. Вы можете перемещать электронные письма в определенную папку, архивировать, удалять, пересылать и применять другие действия без какого-либо ручного вмешательства. Вот как это сделать:
Нажмите кнопку «Показать параметры поиска» в конце строки поиска вверху.
Здесь вы найдете несколько способов указать электронные письма, которые вы хотите отфильтровать, включая имя отправителя, слова в электронном письме, исключенные слова, тему, вложения и период времени. Заполните эти данные по своему усмотрению и нажмите кнопку «Создать фильтр».
Теперь вы увидите все действия, которые вы можете применить как к входящим, так и к уже сохраненным электронным письмам (необязательно). Вы можете выбрать несколько действий, и если действие предотвращает другое действие, оно будет отключено автоматически. После выбора нажмите «Создать фильтр», чтобы завершить настройку.
Вы можете изменить или удалить созданный фильтр в настройках Gmail на вкладке «Фильтры и заблокированные адреса».
Включить отправку и архивирование
Чтобы поддерживать чистоту почтового ящика, вы можете архивировать электронные письма, на которые вы уже ответили и не хотите, чтобы они занимали место в папке «Входящие». Вы можете упростить этот процесс, включив опцию «Отправить и архивировать» в настройках Gmail, которая будет автоматически архивировать электронное письмо, как только вы на него ответите.
Для этого перейдите в настройки Gmail и включите опцию «Показать кнопку «Отправить и архивировать» в ответе на вкладке «Общие».
Это добавит новую кнопку отправки, когда вы отвечаете на электронные письма. Просто нажмите на нее во время ответа или нажмите клавиши Ctrl + Enter, это отправит ответ на электронное письмо и автоматически заархивирует его.
Используйте заготовки ответов
Вы можете значительно повысить эффективность электронной почты, создав шаблоны электронной почты и используя их при поступлении соответствующего электронного письма. Это требует предварительной настройки, но это значительно повысит эффективность электронной почты, поскольку вы можете выбрать шаблон, и электронное письмо будет готово к отправке без необходимости его писать.
Во-первых, вам нужно включить его. Перейдите в настройки Gmail и включите опцию «Шаблоны» на вкладке «Дополнительно».
Чтобы создать шаблон, создайте черновик, а затем щелкните меню «Дополнительные параметры» и наведите курсор мыши на «Шаблоны». Здесь вы можете увидеть созданные шаблоны и опцию Сохранить черновик как шаблон.
В следующий раз, когда вам понадобится использовать шаблон, просто выберите один из этого списка, и он будет автоматически добавлен в том виде, в котором он был сохранен. Кроме того, вы также можете использовать надстройку Canned Responses Ultimate Gmail, которая имеет еще лучшие функции настройки и управления.
Используйте расписание отправки
Если вам нужно отправить электронное письмо в определенное время, и оно выходит за рамки вашего расписания или вы не хотите рисковать забыть, вы можете запланировать его автоматическую отправку позже. Все, что вам нужно сделать, это составить электронное письмо, нажать на стрелку рядом с кнопкой «Отправить» и выбрать «Запланировать отправку».
Теперь вы можете либо выбрать рекомендуемое время, либо нажать кнопку «Выбрать дату и время», чтобы открыть календарь и выбрать точную дату и время для автоматической отправки электронного письма позже.
Вы также можете попробовать расширение Right Inbox, которое имеет более полные функции планирования и напоминаний.
Автоматическая пересылка электронных писем
Если у вас несколько учетных записей Gmail, вы можете упростить управление ими, автоматически пересылая входящие электронные письма из одной учетной записи в другую, чтобы просматривать их в одном месте. Вот как это сделать:
В настройках Gmail перейдите на вкладку «Пересылка и POP/IMAP» и нажмите кнопку «Добавить адрес пересылки».
Здесь введите адрес другой учетной записи, а затем нажмите «Далее» и подтвердите запрос.
Это отправит код подтверждения на другую учетную запись. Вы можете скопировать код оттуда и вставить его сюда в окна проверки, чтобы начать пересылку.
После проверки вы также можете настроить, что происходит с электронными письмами в этой учетной записи после их отправки на пересылаемый адрес.
Настройка Vacation Responder
Если вы не сможете отвечать на электронные письма, вы можете настроить ответчик на отпуск так, чтобы он автоматически отвечал, чтобы другие знали, что вы не можете ответить и когда вы будете доступны.
Чтобы настроить ответчик на отпуск, откройте настройки Gmail и перейдите в раздел "Ответчик на отпуск" на вкладке "Общие".
Здесь вы можете составить свое сообщение и выбрать дату начала и окончания ответчика. Вы также можете выбрать, должен ли он автоматически отправляться всем электронным письмам или только людям из ваших контактов.
Внесите необходимые изменения и нажмите кнопку «Сохранить изменения», чтобы активировать ответчик отпуска.
Автоматическая организация электронных писем
С помощью онлайн-инструмента SaneBox вы можете автоматически упорядочить все свои электронные письма, используя специальные ярлыки и предустановленные правила. Инструмент автоматически создает специальные ярлыки для организации всех ваших существующих и новых электронных писем, чтобы вы могли сосредоточиться на том, что важно.
Некоторые из меток включают новости, позже, удалить позже, без спама, без ответа, вложения и папки для отсрочки электронных писем. Используя это, вы можете делать базовые вещи, такие как автоматическое откладывание менее важных писем на потом или получение напоминаний о последующих действиях по электронным письмам, на которые вы не получили ответа.
Вы также можете обучить инструмент, вручную переместив электронные письма в определенную папку, и он не забудет в следующий раз отправить эти электронные письма в эту конкретную папку.
Чтобы настроить, вам нужно будет предоставить SaneBox право управлять вашей учетной записью Gmail, а затем пройти пошаговый процесс настройки. После этого он автоматически применит изменения к вашему почтовому ящику без необходимости загрузки/установки какого-либо программного обеспечения.
Вы получите 15-дневную бесплатную пробную версию, чтобы попробовать услугу, а затем вам придется перейти на одну из профессиональных подписок, чтобы продолжать ее использовать.
Автоматическое извлечение данных из электронных писем
Извлечение данных из входящих электронных писем может быть очень полезно для предприятий для управления счетами, расходами, заказами и заявками в службу поддержки. Я уверен, что даже обычные пользователи могут воспользоваться этим, извлекая такую информацию, как подписки, квитанции / счета и планы мероприятий.
Для этой цели Mailparser является отличным инструментом, который извлекает информацию на основе заданных пользователем правил. Инструмент дает вам уникальный адрес электронной почты, по которому вы можете пересылать электронные письма. Он автоматически извлечет конкретную информацию из этих писем на основе установленных вами правил.
Вы можете использовать такие правила, как ключевые слова, позиция, шаблон, данные заголовка, вложения и т. Д., Чтобы убедиться, что он извлекает только необходимые данные. После извлечения эти данные можно переместить в электронную таблицу или поддерживаемое программное обеспечение CRM.
У него есть бесплатная версия, в которой вы можете извлекать данные из 30 электронных писем в месяц. Для большего количества электронных писем вам необходимо получить соответствующую профессиональную подписку, которая удовлетворит ваши потребности.
Используйте универсальный инструмент автоматизации
Для максимальной автоматизации вам понадобится специальное решение для автоматизации Gmail. Я рекомендую Zapier, главным образом потому, что другие инструменты автоматизации в основном ограничены планированием и фильтрацией. Хотя основное внимание Zapier уделяется автоматизации задач между 5000+ различными приложениями, я собираюсь сосредоточиться на автоматизации Gmail здесь.
Используя простые правила «Если это, то это», вы можете создавать неограниченное количество правил для автоматизации задач Gmail. Ниже я перечисляю некоторые возможные способы автоматизации задач Gmail:
- Автоматически сохраняйте вложения в любимое облачное хранилище.
- Создавайте задачи из новых писем и автоматически отправляйте их в поддерживаемые приложения, такие как Trello.
- Отправляйте новые электронные письма с определенными критериями в приложения для обмена сообщениями для команд, такие как Slack, чтобы автоматически уведомлять членов команды.
- Сохраняйте данные из определенных типов писем в Google Таблицах. Отлично подходит для отправки форм или опросов.
- Инициируйте автоматическое действие с электронным письмом, вручную пометив его как прочитанное или помеченное.
- Отправляйте электронное письмо на основе триггера в другом приложении, например получения файла в Slack или события, запущенного в Google Календаре.
- Если кто-то свяжется с вами, автоматически добавьте его данные в программное обеспечение CRM.
- Создавайте события Google Календаря из новых писем, таких как бронирования и приглашения.
- Создавайте списки дел из новых писем и отправляйте их в поддерживаемые приложения, такие как Todoist.
- Отправляйте отзывы об отпуске на электронные письма от конкретных людей или содержащие конкретную информацию.
Zapier имеет полнофункциональную 15-дневную бесплатную пробную версию, после которой вам придется перейти на один из платных планов.
