Помощник для подготовки мероприятий: площадка, подрядчики, сроки

Какую проблему решает

Организатор ведёт мероприятие в восьми чатах разом: с площадкой, кейтерингом, техником по звуку, типографией, транспортной компанией. Договор с площадкой подписан, а заказ света забыли — потому что это была отдельная задача в отдельном чате, до которой не дошли руки.

Бюджет мероприятия живёт в одной таблице, но правки в неё вносятся вручную и с запозданием: сначала подрядчик присылает новый счёт, потом кто-то замечает разницу, потом её сверяют с планом. К моменту, когда расхождение находят, изменить уже почти ничего нельзя.

Как это работает

Помощник не выбирает площадку и не ведёт переговоры с подрядчиками — он следит, чтобы ни один срок и ни одна статья бюджета не потерялись между чатами.

Кому подходит

Ивент-агентствам и внутренним организаторам, которые проводят от нескольких мероприятий в квартал и одновременно работают с пятью и более подрядчиками. При разовом небольшом мероприятии проще справиться таблицей вручную.

Что нужно от вас

Список типовых подрядчиков и задач по мероприятию, доступ к бюджетной таблице, ответственный сотрудник, который утверждает изменения в смете.

Чего он делать не будет

Помощник не выбирает площадку, не ведёт переговоры о цене и не отвечает за качество работы подрядчика — это по-прежнему решает организатор. Он не заменяет личный визит на площадку перед мероприятием, только следит, чтобы сроки и бюджет были под контролем.

С чего начать

Разбор задачи — бесплатно, 40 минут. Запуск — от 250 000 ₽, 2–4 недели; сопровождение — от 50 000 ₽/мес.