Проверка комплекта закупки: считает код, нейросеть только подстраховывает

Система сверяет комплект закупочных документов между собой до того, как закупка уходит на размещение: находит расхождения в позициях, суммах, кодах и сроках, пока их ещё можно поправить. Главное в ней — распределение ролей. Арифметику и таблицы считает обычная программа с жёсткими правилами, нейросеть подключается только на сложных фрагментах, а то, что не сошлось уверенно, не выдаётся за ошибку, а показывается специалисту.

Почему это вообще задача

Комплект на одну закупку — это план-график, описание объекта закупки, обоснование НМЦК, коммерческие предложения и контракт. Они должны сходиться между собой: позиции, количества, единицы измерения, коды ОКПД2 и КТРУ, адреса поставки, сроки, признаки СМП и СОНКО.

Сверка устроена так, что человек держит в голове десятки числовых соответствий сразу. Цена за единицу умножается на количество, строки складываются в этап, этапы — в итог НМЦК, и всё это должно совпасть с коммерческими предложениями и описанием объекта. Комплектов много, каждый большой, и ручная сверка занимает пару недель на комплект.

Это не особенность одной организации. Так устроена сверка везде, где закупки идут потоком.

Что сделали

Собрали систему, которая проверяет комплект целиком и выдаёт отчёт: где расхождение, в каких документах и в каких строках.

• Разбор документов. Файлы DOCX раскладываются на абзацы и таблицы с сохранением структуры — объединённых ячеек, многоуровневых заголовков, порядка блоков. Без этого таблица превращается в кашу из чисел, и сверять в ней нечего.
• Арифметика. Цена за единицу × количество = сумма строки, суммы строк = итог этапа, итоги этапов = НМЦК. Считается по всему комплекту.
• Сверка между документами. Коммерческие предложения сопоставляются с описанием объекта закупки и обоснованием НМЦК — не только по цене, но и по позициям, единицам измерения и кодам.
• Реквизиты и сроки. Адреса поставки, даты, коды ОКПД2 и КТРУ, признаки СМП и СОНКО.
• Отчёт. Каждая проверка получает один из трёх статусов: «ОК», «Ошибка» или «Требует проверки». Специалист открывает не весь комплект, а список того, что не сошлось, с указанием, где именно.

Главное решение: числа считает код, а не нейросеть

Арифметику и сверку таблиц делает программа с жёсткими правилами — тот же принцип, что в бухгалтерской формуле. Языковая модель, то есть программа, которая работает со смыслом текста, подключается там, где правилами не обойтись: когда таблица распозналась плохо и её надо восстановить, и когда позицию или единицу измерения не удаётся сопоставить формальным совпадением. Результат модели при этом не заменяет данные, которые уже извлечены корректно.

Так сделано намеренно. Считать по правилам надёжнее, чем полагаться на модель: у правил результат воспроизводим и его можно проверить руками. В закупках это важнее гибкости.

Результат

• Более 500 закупок прошло через систему с момента интеграции.
• Сверка комплекта — пара часов вместо пары недель.
• 92% позиций система сопоставляет сама. Оставшиеся 8% выносит специалисту — с уже подобранными аналогами.
• Система работает в промышленной эксплуатации, а не в режиме пилота.

Где такие системы обычно ломаются

Они начинают угадывать. Не найдя точного соответствия, система подбирает похожее и выдаёт это за факт — и специалист получает список «ошибок», половина которых ошибками не является. После второго такого отчёта системой перестают пользоваться.

Поэтому здесь расхождение фиксируется только когда оно доказано сопоставлением полей. Если позиция или единица измерения не сопоставлена уверенно, проверка не превращается в ошибку: она получает статус «требует проверки», и система показывает подобранные аналоги, оставляя решение человеку.

Те самые 8% — это не брак, а граница честности. Система не делает вид, что знает больше, чем знает.

Чего система не делает

Важно понимать границу, иначе ожидания разойдутся с продуктом.

• Сверяет документы между собой, а не с законом. Она не оценивает соответствие требованиям 44-ФЗ, не сверяется с практикой ФАС и не заменяет юриста. Её задача — внутренняя непротиворечивость комплекта.
• Не принимает решений. Спорные случаи уходят человеку, и подпись под закупкой ставит он.
• Работает с документами в DOCX. Сканы и бумага — отдельная задача.
• Не окупится при разовых закупках. Эффект появляется там, где комплекты идут потоком.

Где данные хранятся

Контур развёрнут на серверах заказчика. Документы обрабатываются внутри его периметра, во внешние сервисы не уходят и на обучение моделей не передаются. Так же устроены и остальные наши внедрения — разбор на странице куда попадают ваши данные. Мы отдаём схему развёртывания и доступы; при расставании данные никуда не уезжают — они и так у заказчика.

Кому это нужно

Организациям, которые проводят закупки регулярно и комплектами: государственным заказчикам, компаниям с собственной контрактной службой, отделам закупок в крупных сетях. Чем больше однотипных закупок в месяц, тем заметнее эффект.

Смежная задача — поиск поставщиков и автоматизация коммерческих закупок: там речь не о сверке своих документов, а о выборе, у кого покупать.

Для технических специалистов

Разбор документов вынесен в отдельный слой: DOCX раскладывается на абзацы, таблицы и порядок блоков, у таблиц сохраняются физические строки, объединённые ячейки и многоуровневые заголовки. Все последующие проверки работают поверх строгих схем данных, а не по сырому тексту — повторный разбор исходных файлов не требуется.

Модель получает не документ целиком, а только проблемный фрагмент или отдельную таблицу. Полный список причин по каждому статусу сохраняется в машинночитаемом виде, вместе с исходными ответами модели и артефактами разбора таблиц, — чтобы спорный случай можно было разобрать построчно, а не поверить на слово.

Сколько стоит

Отраслевое внедрение — от 1 500 000 ₽. Сопровождение 150 000–400 000 ₽ в месяц.
Полную цену, включая закрытый контур на своих серверах, и то, как проходит внедрение
по шагам, — смотрите на странице проверки закупочной документации.

Перед внедрением — аудит процессов за 150 000 ₽ с расчётом окупаемости; он засчитывается в стоимость внедрения. Если по итогам аудита выяснится, что закупок мало и система не окупится, мы скажем это прямо.