Автоматизация мероприятий: гости, подрядчики, сроки

Помощник ведёт переписку с гостями мероприятия. Он рассылает приглашения, принимает регистрацию участников мероприятия — гость может записаться сам, через форму или бота, — собирает ответы «да» и «нет» и напоминает тем, кто молчит. При изменениях сам обновляет список. Отдельно можно подключить работу с подрядчиками: помощник напомнит каждому о сроке и соберёт статусы в одном месте. Подходит компаниям, которые проводят мероприятия регулярно, от 100 участников.

Какую проблему решает

На мероприятие на 200–500 человек приглашения расходятся по почте, Telegram и телефону. Часть гостей отвечает сразу, часть молчит до последнего дня, а часть пишет «приду» и не приходит. Организатор вручную сверяет ответы в таблице и не может сказать точно, сколько людей будет, пока не начнётся регистрация на входе.

Если мероприятие ещё и готовится с нуля, добавляется вторая рутина. Организатор ведёт его в восьми чатах разом: с площадкой, кейтерингом, техником по звуку, типографией, транспортной компанией. Договор с площадкой подписан, а заказ света забыли — просто потому что это была отдельная задача в отдельном чате, до которого не дошли руки.

Отдельная головная боль — изменения. Гость просит перенести бронь, привести коллегу или отменяет участие за два дня. Каждое такое сообщение требует ответа и правки в списке, и чем больше гостей, тем больше времени уходит именно на это, а не на само мероприятие.

Чем это отличается от сервиса регистрации

Форму для регистрации, QR-бейджи и рассылку приглашений умеет собрать почти любой сервис для организаторов. У нас — не отдельный личный кабинет, а переписка: гость получает приглашение и общается с помощником там, где ему удобно, — в Telegram, в MAX или на сайте, а не переходит на сторонний сервис регистрации. Три отличия:

• Самозапись и напоминания молчащим — в одном помощнике. Гость может зарегистрироваться сам, а тех, кто не ответил, помощник сам находит и напоминает ещё раз — это делает один и тот же помощник, а не два разных инструмента.
• Работает в MAX. Мы делаем ботов для MAX, в том числе для массовых рассылок.
• Опыт массовых оповещений государственного масштаба. Сделали боты массовых оповещений для Минцифры: в Telegram — в 2024 году, в MAX — летом 2026 года.

Что делает помощник

Переписка с гостями — базовая часть

• Рассылает приглашения: по почте, в Telegram или в MAX. На сайте гость может записаться сам.
• Принимает регистрацию участников мероприятия самостоятельно: гость записывается через форму, бота или личный кабинет — можно со слотами по времени и промокодами. Похожий бот самозаписи на мероприятия со слотами и промокодами мы делали для организатора мероприятий и ретритов в 2024–2026 годах.
• Собирает ответы «да» или «нет» и сразу заносит их в общий список.
• Напоминает тем, кто не ответил с первого раза, — по расписанию.
• Принимает изменения от гостей: перенос, отмена, ещё один человек — и сам обновляет список.
• Нестандартные просьбы — особое меню, доступная среда и подобное — помощник не решает сам, такие сообщения передаются человеку.

Подрядчики и сроки — следующий шаг

• Держит сроки и статусы подрядчиков: площадка, кейтеринг, звук, свет, полиграфия, транспорт — в одном месте вместо десятка чатов.
• Напоминает каждому подрядчику о его сроке заранее — за три дня и в день сдачи.
• Показывает организатору, что уже сделано и что горит, без обзвона каждого подрядчика по отдельности.

Как это работает

Как помощник ведёт гостей и подрядчиков

Кому подходит

Компаниям и агентствам, которые проводят мероприятия регулярно — несколько раз в год — от 100 участников. Работа с подрядчиками и сроками особенно окупается у тех, кто готовит от нескольких мероприятий в квартал и одновременно работает с пятью и более подрядчиками: бизнес-школам, организаторам корпоративных мероприятий, клиентских конференций.

Когда не нужен. Для разового мероприятия меньше 100 участников с одним-двумя подрядчиками проще справиться таблицей вручную. Автоматизация окупается на повторяющихся и крупных мероприятиях, а не на разовых.

Если гостям в день мероприятия ещё и нужно ориентироваться на площадке — куда идти, что дальше по программе — для этого у нас есть отдельный ИИ-гид по мероприятию: он подсказывает участнику маршрут и расписание прямо на месте.

Что нужно от вас

• Список приглашённых с контактами — или готовность открыть самозапись через форму и просто согласовать её текст.
• Канал для рассылки: почта, Telegram, MAX или чат на сайте.
• Согласованный текст приглашения и напоминаний.
• Если подключаете подрядчиков: их список и задачи по ним, сотрудник, который утверждает финальные договорённости.

Чего помощник не делает

Не проверяет документы на входе и не решает, что делать, если мест не хватило на всех подтверждённых, — это остаётся за организатором. Не выбирает площадку, не ведёт переговоры с подрядчиками о цене и не отвечает за качество их работы. Не заменяет личный визит на площадку перед мероприятием — только следит за сроками. Нестандартные просьбы — особое меню, доступная среда и подобные — не решает сам, передаёт человеку. И важное: помощник не звонит — он работает только в переписке. Если кроме переписки нужен ещё и обзвон, это отдельная задача, и её можно обсудить на разборе.

Цена и срок

• Переписка с гостями в одном канале (на выбор: Telegram, MAX, почта или чат на сайте) — от 250 000 ₽, 2–4 недели. Сюда входит: рассылка приглашений, самозапись, подтверждения, напоминания, обработка изменений.
• Второй канал — от 75 000 ₽, если гостям удобнее отвечать сразу в двух местах, например в Telegram и в MAX.
• Подрядчики и сроки — следующая ступень, цену считаем после разбора задачи: у всех разное число подрядчиков и мероприятий в квартал.
• Свой сервер (on-prem), если данные гостей не должны покидать вашу инфраструктуру, — от 2 500 000 ₽, отдельно.

Разбор задачи — бесплатно, 40 минут: посчитаем, сколько сейчас уходит на переписку с гостями и подрядчиками, и что из неё можно снять с организатора.

Частые вопросы

Что такое RSVP?

RSVP — сокращение от французского «répondez s’il vous plaît». По-русски проще: «ответьте, пожалуйста, придёте вы или нет». Наш помощник как раз для этого: присылает приглашение и собирает ответ «да» или «нет».

Помощник обзванивает гостей, которые не ответили?

Нет. Он работает только в переписке — почта, Telegram, MAX или чат на сайте. Звонить и принимать звонки он не будет. Если обзвон всё же нужен, это отдельная задача под заказ, не часть готового помощника.

Что входит в цену от 250 000 ₽?

Работа с гостями в одном канале: приглашения, самозапись, подтверждения, напоминания и обработка изменений. Второй канал, работа с подрядчиками и свой сервер — отдельные ступени со своей ценой, не входят в базовую.

Что будет, если гость передумает в последний момент?

Гость пишет об этом прямо в переписке — перенести участие, отменить или привести ещё одного человека. Помощник сам обновляет список, организатору не нужно вручную ничего исправлять.

Нам нужно самим вести список гостей и подрядчиков?

Стартовый список — ваш, либо вы открываете самозапись и помощник собирает его сам. Дальше статус ведёт помощник и присылает сводку, когда она нужна.

Подходит ли это для одного небольшого мероприятия?

Для разового мероприятия меньше 100 участников с одним-двумя подрядчиками проще справиться таблицей вручную. Автоматизация окупается, когда мероприятий несколько в год или подрядчиков и гостей заметно больше.

Для технических специалистов

Помощник работает как переписка в мессенджере или на сайте: Telegram, MAX, e-mail или чат-виджет на сайте. Канал реализуется на базе услуги «Разработка Telegram-ботов под ключ» или «Разработка ботов для мессенджера MAX» — выбор зависит от того, где уже находятся ваши гости. Модель подбираем под задачу и объём данных — GigaChat, YandexGPT, OpenAI или открытые модели (Qwen). Персональные данные гостей можно обезличивать перед обработкой, если этого требует ваша политика безопасности, — это возможность, а не обязательный шаг. Список гостей и статусы подрядчиков хранятся в таблице или CRM, которую укажет клиент; если нужна интеграция с 1С — через OData. Если данные не должны покидать вашу инфраструктуру, решение разворачивается на вашем сервере (on-prem) — так сделали для Минцифры. Напоминания идут по расписанию, правки в список вносятся сразу, как только получен ответ, а не пакетом раз в сутки.