Корпоративный поиск по документам компании

Какую проблему решает

У компании с историей всегда набирается гора документов: регламенты, инструкции, прайсы, старые письма, файлы в разных папках и чатах. Новый сотрудник не знает, где что лежит, а старый — забыл, потому что документ переименовали в прошлом квартале. В итоге один и тот же вопрос коллеге задают по десять раз в месяц.

Обычный поиск по словам здесь почти бесполезен: он находит документ, только если человек угадал точные слова из заголовка. А если в компании работают тысячи людей и документов сотни, поиск — это не мелкое неудобство, а постоянная потеря времени, помноженная на всех.

Как это работает

Пятый шаг здесь не техническая деталь, а причина, по которой такой поиск вообще можно ставить в компании с закрытыми данными. Бухгалтер не увидит зарплаты через общий поиск по документам, даже если спросит прямо: у него просто нет прав на этот раздел, и помощник это уважает так же, как обычная система доступа в компании.

Кому подходит

Компаниям от нескольких сотен сотрудников, где документы и инструкции разбросаны по нескольким системам и папкам, а один и тот же вопрос коллеги задают регулярно: рознице с сетью точек, производству, любой компании с большим штатом на местах.

Что нужно от вас

Доступ на чтение туда, где сейчас живут документы: файловые папки, база знаний, интранет. Список прав — кто что должен видеть по должности, если такого списка ещё нет, соберём вместе. И сотрудник, который отвечает за то, что документы в порядке.

Чего он делать не будет

Помощник не заменяет систему хранения документов — он ищет по ней, а не вместо неё. Не отвечает на вопросы, ответа на которые нет в загруженных документах: вместо выдумки честно скажет, что не нашёл. И не меняет права доступа сами по себе — он только использует те правила, которые в компании уже приняты или которые мы пропишем вместе на старте.

С чего начать

Возьмём 30 частых вопросов ваших сотрудников и покажем на реальных документах, что поиск нашёл бы, а что нет — бесплатно, за 40 минут. Дальше — запуск от 250 000 ₽, от двух недель, сопровождение от 50 000 ₽ в месяц.